Repenser le projet (avec une méthodo toute faite en cadeau)

Après avoir écrit mon premier article sur la méthodologie de projet, je me suis dit que je voulais aller encore plus loin sur la question. Voici donc le deuxième article sur le sujet du projet, sujet dont je ferai une trilogie. 

Aujourd’hui, je voudrais te parler de la conception de projet même. J’ai le sentiment que chacun·e suit une suite logique bien étudiée pour réaliser son projet, que ce soit un projet pédagogique ou un projet d’animation. Que cette méthodologie de conception est tout le temps requestionnée sur des détails mais rarement dans sa globalité.

Personne en train de repenser son projet

Pourquoi imaginer à l’avance ce que l’on va réaliser ?  Est-ce immuable au projet ? Un projet se constitue-t-il forcément d’un objectif, d’une mise en application et d’un résultat ? 

Bref, tu l’as compris, je voudrais m’attaquer au projet dans sa globalité. T’es prête·e à te retourner le cerveau ? Alors suis-moi dans les méandres de mon cortex.

Au sommaire de cet article

C'est parti !

Notre conception du projet aujourd'hui

Le projet classique ou "projet en cascade"

Une suite chronologique...

Je ne vais pas recommencer à t’expliquer dans le détail ce que j’ai expliqué dans mon article précédent sur les composants d’un projet. Je pars du principe que tu l’as déjà lu ou du moins survolé. Je vais surtout m’attarder sur l’organisation des éléments les uns avec les autres.

Ici, je vais parler d’un projet classique. Je me doute que tu dois faire légèrement différemment et c’est pour cela que j’en parle ci-dessous. Je veux simplement partir d’un socle commun pour que l’on puisse se comprendre après.

En suivant un schéma chronologique, le projet classique commence grosso modo par une sélection d’objectifs avec une étude du terrain, puis par la préparation, l’exécution et enfin l’évaluation de ce projet.

Schéma d'un projet en cascade

Ce sur quoi je voudrais m’attarder, c’est la suite logique entre ces éléments. Ici, il est difficile de changer cet enchaînement. Tu ne pourras pas te retrouver avec un projet commençant par l’évaluation puis l’exécution, la préparation et enfin l’étude de terrain avec le choix des objectifs ou encore l’exécution, la préparation, l’évaluation et l’étude de terrain, etc.

Cela aurait un non sens complet et mettrait en péril le projet.

Pour t’aider à appréhender ce concept, je te propose de prendre l’image d’une cascade. Dans une cascade, l’eau circule dans un unique sens et tombe du haut de la cascade vers le bas en ricochant de cailloux en cailloux. Le haut est le début du projet, et le bas, la fin. Les cailloux sont les étapes du projet. On voit bien ici que l’eau ne pourra pas remonter la cascade, elle suit la suite logique de son parcours. Il en va de même dans un projet « classique ».

Pour la suite de cet article, je nommerais donc ce type de structure de projet : « projet en cascade ».

... et une réussite basée sur trois éléments

Deuxième point important de ce type de projet, la réussite de celui-ci se base sur trois éléments :

  • l’évaluation de la réussite des objectifs que l’on pourrait aussi appeler la qualité du projet,
  • les moyens mis en place, que ce soit humain, matériels ou budgétaire,
  • et enfin le temps.

Je pourrais mettre le temps dans les moyens mais pour la suite, il est important de les séparer. Il y a donc un triptyque qui garantit la réussite d’un projet : qualité, moyens, temps.

"Le projet en V" : la structure la plus utilisée actuellement

Tout comme je réfléchissais dans mon dernier article sur « quand évaluer dans un projet », je suis sûr qu’à chaque fois que tu commences un projet, tu réfléchis aux étapes du projet. Parfois tu vas ajouter des étapes et parfois en enlever.

Il y a cependant un type de projet qui se voit de plus en plus utilisé et reproduit. C’est celui qui tend à évaluer chaque étapes du projet au temps inverse de ses étapes de production. Et là, je suis sûr que tu n’as pas compris ma phrase alors je vais détailler tout cela.

Reprenons les différentes étapes d’un projet et posons nous les questions suivantes :

  • À quel moment cette étape est évaluée ?
  • Pourquoi est-elle évaluée ?
Personnes qui se posent des questions sur leur bilan de formation BAFD
Étape 1 : les objectifs

Tout d’abord, prenons l’état des lieux allant de pair avec le choix des objectifs. Cette étape intervient tout au début du projet et n’aurait pas de sens après. Quand est-ce que l’on évalue la réussite de cette étape, c’est à dire, la réussite des objectifs ? A la toute fin du projet puisqu’il faut attendre que toutes les autres étapes se fassent pour avoir une vue globale du projet et donc évaluer si celui-ci a atteint ses objectifs.

Étape 2 : la préparation

Après vient la préparation du projet. A quel moment décidons nous d’évaluer cette étape, c’est à dire d’évaluer si notre préparation est réussie ? La plupart du temps, on devra attendre l’exécution du projet pour y arriver, puisque l’on aura un résultat concret à mettre en perspective avec notre préparation.

Étape 3 : l’exécution

Enfin, quand est-ce que l’on évalue l’étape d’exécution ? C’est à dire, comment savoir si ce que l’on fait en ce moment même (pendant l’exécution) correspond bien à ce que l’on veut faire ? Tout simplement en même temps que ce que l’on fait : c’est le principe même des réunions quotidiennes ou hebdomadaires.

Évaluer les étapes du projet au temps inverse de ses étapes de production

On a donc aujourd’hui, une structure de projet qui s’approche plus de cet enchaînement d’étapes : Objectifs → préparation → exécution + évaluation de l’exécution → évaluation de la préparation → évaluation des objectifs.

Si je reprends ma phrase du début, on voit bien qu’aujourd’hui, on évalue chaque étape du projet au moment inverse de son étape de production (quand cette phase est pensée et réfléchie). Un peu comme un ascenseur qui irait dans un sens puis dans l’autre.

Le projet en cascade expliqué dans la première partie de cet article se transforme ici en un « projet en V » où chaque étape de production (objectifs, préparation, exécution) descendent le V et les étapes d’évaluation le remontent dans l’ordre inverse.

Schéma du projet en V

Une réussite toujours basée sur les trois mêmes éléments

Du côté du triptyque de la réussite, celui-ci reste le même, les fondations du projets se baseront sur la qualité, les moyens et le temps, avec une nuance : celle de la priorisation.

D’après toi, dans notre cas, si je devais prioriser l’un des trois éléments pour la réussite de mon projet, lequel serait-il ? Je suis sûr que tout comme moi, tu répondrais la qualité et tu as raison, c’est à l’heure actuel, l’élément principal que l’on cherchera à améliorer en fonction des moyens et du temps.

Remettre du sens dans le concept de projet

Le sens du projet

Tout ce que j’ai expliqué dans la première partie est un état des lieux sur le projet mis en application aujourd’hui. Même si tu as peut-être appris des tips, cela ne remet pas en question ta réflexion sur le projet et tu dois te demander pourquoi j’écris cet article. Pour cela, j’ai besoin d’aller encore plus loin et de revenir sur le concept même de projet.

Si l’on veut décortiquer le mot, on peut très vite se rendre compte que c’est l’association de projeter et objet. Le terme objet est ici utilisé dans sa forme symbolique, il représente plus un but à atteindre, un objectif. Tout comme la projection symbolise une transition d’état, du concept à la création, de l’idée au réel.

Nous voilà avec une projection d’un objet. Rien de plus simple, et pourtant !

Personne qui regarde vers l'avenir

Le piège du projet

Je me rappelle avoir écouté il y a plusieurs année une conférence gesticulée de Frank Lepage intitulée Inculture (si tu ne sais pas ce qu’est une conférence gesticulée, je t’invite à écouter le podcast sur le sujet avec Laurence Reeb). Il explique à un moment donnée que le terme « projet » doit être supprimé de notre vocabulaire si nous voulons faire de l’éducation populaire.

Il explique qu’une étude a été faite sur les terminologies utilisées dans le management et compare le mot le plus utilisé dans les années 70 avec le mot le plus utilisé dans les années 2000. D’après toi, quel terme était utilisé dans les années 70 ? Hiérarchie. Et quel terme pour les années 2000 ? Je te le donne dans le mille, projet.

Et oui, le projet est fondamentalement positif, il véhicule la réussite, l’avancée, et le futur. Ce n’est pas pour rien que Macron cria avec ardeur « c’est notre projet » durant son meeting. Avec cette phrase, il annonce qu’il est le futur.

Le projet est tellement positif dans son essence qu’il remplace tout autre type d’action possible. Il est comme la perche du Nil dans le lac Victoria qui remplace tous les autres poissons (cf le cauchemar de Darwin). Il est même carnivore puisqu’il génère des projets de plus en plus gros englobant les petits projets ou les supprimant.

Dans notre branche, le projet est partout...

Et c’est là que le piège se referme, le projet est partout dans l’animation, du projet éducatif au projet d’enfant. Il caractérise la quasi totalité de nos actions. Je dirais même qu’il est difficile aujourd’hui de se dire qu’il puisse exister autre chose que le projet pour réaliser une action qui fasse sens pédagogiquement.

Alors je ne te dis pas d’arrêter de réaliser des projets. Cela est devenu trop compliqué aujourd’hui. C’est même impossible puisque l’écriture d’un projet pédagogique est devenu obligatoire pour la création d’un ACEM et que l’une des fonctions d’une animatrice ou d’un animateur est d’accompagner les projets d’enfant.

On peut, cependant, imaginer comment utiliser le projet pour faire autre chose tout en restant dans le concept de projet. Il y a des techniques de contournement. Je suis sûr que consciemment ou inconsciemment, tu en utilises déjà ! Dans la prochaine partie, je voudrais justement te présenter un exemple.

Le projet en incrémentation

Principe de fonctionnement théorique

Principe de base

L’idée de base est simple : plutôt que de prioriser la qualité dans notre triptyque de la réussite, on va prioriser le temps. On va déterminer un temps défini et plutôt court : un ou deux jours en séjour/accueil de loisirs, deux à trois semaines en périsco.

Ce temps défini sera nommé « une boucle ». Il y a certaines règles à suivre pendant le déroulement de cette boucle temporelle, mais aussi en dehors de celle-ci. Sa mise en œuvre est encadrée par des temps de réflexion.

Schématiquement, voici ce que cela donne : un temps de réflexion au début du projet, puis la boucle nº1, un temps de réflexion, puis la boucle nº2, etc jusqu’à la fin du projet.

Voici le contenu de ces différents temps et leur suite chronologique :

Étape 1 : les récits

Temps de travail individuel

Commençons par le temps avant la boucle nº1. Que faire durant ce temps ? Tout comme dans les autres types de projets, on va établir un état des lieux et des objectifs. Mais cette fois-ci, nous allons le faire différemment de d’habitude. Fini les objectifs généraux et opérationnels, bienvenus les « récits ».

Pour écrire un récit, je vais utiliser un canevas type : « en tant que… je voudrais pouvoir… afin de… ». Par exemple : « en tant qu’enfant, je voudrais pouvoir lire des livres au coin bibliothèque afin de prendre du temps pour moi ».
L’idée est de se mettre à la place des personnes qui sont concernées par le projet : « En tant que », puis de les mettre en action : « je voudrais pouvoir… » et de définir le pourquoi : « afin de… ».

L’idée, c’est d’être le plus exhausif·ve possible et d’en écrire autant qu’on en peut. On se retrouve donc avec plein de récits. Pour t’aider à les organiser, tu peux les regrouper en « épopées ». Ce sont plusieurs récits qui ont une même thématique, ou qui réponde à une même problématique. Pour mon exemple, l’épopée peut être celle des « temps individuels ».

Une dernière chose très importante ! Les récits doivent être indépendants les uns des autres, c’est à dire que l’on peut réaliser un récit sans devoir attendre qu’un autre récit soit réalisé.

A la fin, tu dois te retrouver avec une liste de tâche qui sera écrit sur un tableau des tâches.

Personne en train de réfléchir
Temps de travail collectif

Puis on va avoir une réunion avec l’équipe pédagogique. Durant cette réunion, tu racontes chacun de tes récits et l’équipe doit vérifier plusieurs choses : Est-ce qu’iels ont compris ce que tu racontes ? Est-ce que c’est faisable ?

Si ce n’est pas compris, il y a discussion et le récit est réécrit en prenant en compte ce qui a été dit. Si ce n’est pas faisable, il doit se poser la question du pourquoi ? En fonction de la réponse, soit le récit est supprimé, soit modifié, soit des tâches plus petites son ajoutées pour décortiquer un récit trop complexe. Enfin l’équipe peut aussi proposer des récits et ceux-ci sont aussi discutés.

Après cela, les membres décident de la difficulté de réalisation de chaque récit. Iels notent cette difficulté pour chaque récit et peuvent expliquer les raisons de ce choix. Par exemple, pour notre récit, on peut lui donner une note de 8/10 parce qu’il faudra créer une bibliothèque, trouver des livre, etc.

Equipe qui choisi des objectifs pédagogiques

Étape 2 : Réflexion collective sans la direction

Toutes ces données vont aider pour un deuxième temps de travail collectif. Celui-ci doit se faire sans la présence de l’équipe de direction et avec l’ensemble des personnes qui vont participer au projet, que ce soit les anims, les enfants, voir l’équipe technique. Iels vont décider des récits qui seront réalisés durant la prochaine boucle. Iels vont se baser sur la complexité du récit et l’urgence de celui-ci.

Tous les récits sélectionnés devront avoir été réalisés durant la boucle. Il est donc important de s’assurer de ne pas avoir choisi ni trop de récits, ni de récits trop complexes.

C’est aussi l’occasion de se poser la question de nos forces et nos faiblesses et de réaliser une boucle qui soit réaliste. Des anims malades ? On enlève plusieurs récits parce que nous savons que nous n’y arriverons pas sans eux·elles. La note de difficulté posé précédemment est là pour aider à faire ces choix.

Pourquoi l’équipe de direction n’est pas invitée ? Tout simplement pour éviter des conflits. La présence même d’une personne de la direction durant cette réunion influencerait le choix des récits pour la boucle ou pourrait mettre une pression sur certains choix alors que la direction ne réalisera pas ces récits directement.

Cela permet aussi de redonner du pouvoir depuis le bas. Ce sont les personnes qui vont être au centre des actions qui décident des actions qu’elles peuvent réaliser.

Enfant qui donne son avis

Étape 3 : réalisation de la boucle

Puis commence la boucle n°1. Durant celle-ci, on prépare et réalise en même temps et de façon interdépendante les récits et tâches sélectionnées pour la boucle. Il y a cependant des règles à respecter pour s’assurer la réussite de cette boucle.

Tout d’abord, tous les jours, une réunion de 5 à 15 minutes est réalisée où chacun·e (enfants compris) explique où iel en est dans ses tâches par rapport au projet. Ensuite, des ateliers sur un sujet en lien avec le projet peuvent être proposés. Ils sont à destination des volontaires qui souhaitent en apprendre plus sur ce sujet qui les aidera pour réaliser la suite du projet.

Par exemple, un atelier sur la création d’une bibliothèque peut-être organisé pour aider toutes les personnes qui veulent réaliser la bibliothèque à savoir comment faire.

Étape 4 : évaluation de la boucle

À la fin de la boucle, une réunion est faite avec tout le monde. Durant cette réunion, on montre ce qui a été réalisé, finalisé et ce qui est réussi. C’est très important de ne montrer que ce qui est réussi parce que cela permet de faire une évaluation du projet et d’enlever tout ce qui n’a pas fonctionné. On finit par enlever les récits et tâches fini du tableau des récits et on remets celles qui n’ont pas été finalisé dans le tableau des tâches.

Puis un deuxième temps est là pour réfléchir à l’organisation de la boucle et voir comment l’améliorer pour la prochaine boucle.

Personnes en train de décider ensemble

Étape 5 : Temps de réflexion

Avant de commencer une nouvelle boucle, il est important de se poser pour réfléchir à la suite. En effet, le projet pourrait s’arrêter là, puisque que l’on a produit quelque chose de fini. On s’est projeté sur un objet fini. Cependant, s’arrêter après une seule boucle signifie une réalisation sûrement très simple (puisqu’une boucle a un temps très limité). Le projet peut sûrement évoluer, et c’est là l’idée de l’incrémentation.

Avant de recommencer une nouvelle boucle, l’équipe décide si le projet est fini, s’il se suffit à lui même, et si ce n’est pas le cas, elle recommence une boucle en prenant en compte les réunions qui doivent avoir lieu avant et après la boucle.

Personne qui évalue son projet

Puis on recommence à l’étape 1

Puisque des récits ont déjà été proposés, on ne va pas les réécrire. Cette fois-ci, l’idée et de les passer en revu et voir s’ils correspondent toujours à la réalité du projet et si leur niveau de complexité est toujours la même. On peut toujours proposer de nouveaux récits et les enfants peuvent faire parti de cette réunion si iels le souhaitent et si c’est possible.

Il y a d’ailleurs souvent des récits qui sont ajoutés après parce que l’on s’est rendu compte pendant la boucle qu’il manquait des éléments pour réussir le projet.

Mise en œuvre un peu plus concrète

Après de la bonne théorie, je voudrais te donner un exemple pratique. Je dirais même t’en proposer deux. Je vais te parler du projet Parlons Péda puis d’un projet de sensibilisation aux médias.

Parlons Péda

Parlons Péda est un bon exemple de projet en incrémentation. Même si cela s’est fait de façon informelle, nous suivons cette pratique. Tout d’abord, il y a eu moi tout seul. J’ai décidé de monter un podcast, je me suis organisé des ateliers pour apprendre la technique. Je me suis donné un mois pour réaliser un épisode. Au bout du mois, il était finalisé. Ma première boucle avait été faite.

Ensuite, j’en ai parlé à Elisa qui a beaucoup aimé le projet. Elle s’est ajoutée à celui-ci avec l’envie d’écrire des articles : un nouveau récit. Mais pour cela, il nous fallait un site internet : encore un nouveau récit.

Nous avons discuté de comment faire ce site internet et nous avons décidé de nous lancer : une seconde boucle d’un mois a commencé. Au bout du mois, notre site internet était finalisé et nous étions prêt·es à passer à une troisième boucle qui s’est faite avec la parution du premier article d’Élisa. Puis nous avons eu une quatrième boucle pour ma série « la fois où » qui a duré un mois, etc.

Entre chaque boucle, nous discutons de ce que nous ferons après et nous priorisons ce qu’il y a à faire en fonction de l’urgence et la complexité. Nous continuons avec ce fonctionnement, et pour l’instant le projet est loin d’être fini !

Image d'ordinateur

Sensibilisation aux médias

Pour ce projet, je vais décortiquer un peu plus la chronologie. Je suis directeur d’un centre de vacances de 14 jours. Mes boucles dureront 2 jours.

En préparation du centre

Je propose à l’ensemble de l’équipe plusieurs récits. Pour l’exemple, j’en mets trois ici :

  1. En tant qu’enfant, je voudrais pouvoir réaliser une vidéo afin de savoir comment la fabrication de vidéo fonctionne.
  2. En tant qu’enfant, je voudrais pouvoir réaliser un reportage afin de savoir les composants du journalisme.
  3. En tant qu’enfant de plus de 12 ans, je voudrais superviser les plus jeunes dans la création d’un court-métrage afin d’apprendre à coordonner une réalisation de vidéo.
Personne en train de filmer

Les récits ont été discutés et des tâches ont été attribuées à certains récits pour les décomplexifier. Par exemple pour le récit 1, voici 3 tâches définies (il y en a beaucoup plus au final) :

  • 1-A. Récupérer des caméras, lumières, etc.
  • 1-B. Réaliser un casting
  • 1-C. Écrire un scénario

Après, l’équipe a décidé de la complexité de chaque récit et de leurs tâches. Par exemple pour le récit 1 et ses tâches associées :

  • Récit 1 (en entier) → 5/10
  • Tâche 1-A. → 1/10
  • Tâche 1-B. → 2/10
  • Tâche 1-C. → 4/10
Le premier jour du centre

Une réunion s’est faite avec l’ensemble du groupe d’enfant et l’équipe d’animation sans moi, iels ont décidés des récits et tâches qu’iels feront durant leur première boucle :

  • 1-A,
  • 1-B,
  • 1-C.

Les récits 2 et 3 n’ont pas été pris, mais iels se sont dit que ce serait sûrement dans les boucles suivantes.

Réalisation de la boucle n°1

Puis la boucle n°1 a été réalisée. A la fin, une réunion a été organisé par les enfants avec chaque référent présentant ses tâches finalisées. Par exemple, un enfant a présenté les tâches 1-B et 1-C, la tâche 1-A ayant été plus dure à réaliser que prévue, elle n’a pas été finalisée.

Une réunion pour améliorer l’organisation s’est déroulé et l’on a décidé, par exemple, que le ou la référent·e d’une tâche ou récit n’était pas forcément la personne qui devait réaliser cette tâche ou récit.

Suite du projet

Il a aussi été décidé de continuer le projet, et une nouvelle réunion a permis de réévaluer les récits et les tâches. La note de difficulté de la tâche 1-A a été augmentée à 4/10. Cela fait, il a été déterminé les récits choisis pour la boucle n°2, qui a ensuite été réalisée. Etc.

Personne en train d'apprendre une langue

Au final, c’est mettre l’action au cœur du projet !

Bref, tu l’as compris, cette structure de projet remet au centre l’action et non la projection. Le but n’est pas tellement de voir ce que l’on pourrait faire dans le global mais, à l’inverse, de réaliser de petites choses. Ce sont elles qui, au fur et à mesure, créent de grandes choses.

Si tu veux plus de détail sur le sujet, je me suis très largement inspiré du manifeste agile utilisé dans le milieu informatique qui, étrangement, se pose les mêmes questions que nous.

Alors à ton tour de passer à l’action!

N’hésite pas à partager ton expérience, tes réflexions et tes questions en commentaire de cet article ou sur notre chaîne Telegram.

Envie de savoir quand un nouveau podcast ou article parait ? Il suffit de s’inscrire ici pour recevoir un mail à chaque nouvelle publication :

En cliquant sur le bouton d'inscription, vous acceptez notre politique de confidentialité : sachez que nous ne revendons pas vos coordonnées personnelles. Vous pouvez consulter celle-ci pour plus d’informations sur la collecte, l'enregistrement et la gestion de vos données.

Vous pouvez aussi nous retrouver sur Telegram en cliquant ici !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Retour en haut