Et si on changeait notre façon de réaliser des projets ?

Et voilà mon premier article écrit. Je m’étais toujours dit vouloir parler plutôt qu’écrire et le podcast m’allait très bien. Mais depuis quelques mois, j’ai de plus en plus envie de poser quelques réflexions qui me trottent dans la tête et que j’aimerais partager avec toi.

Quand je parle de projet avec des collègues, que ce soit projet pédagogique, projet d’activité ou d’animation, il revient souvent la même méthodologie à suivre : moyens – objectifs – évaluation. Et de plus en plus, je me demande si c’est la meilleure méthode à suivre.

Comme je suis curieux et que j’aime découvrir de nouvelles façons de faire, je me suis attardé vers d’autres méthodes. Une méthode m’a particulièrement interpellée : la méthode objectifs – risques. C’est vrai qu’au premier abord, parler de risque peut faire peur mais j’aimerais durant cet article t’expliquer pourquoi j’utilise de plus en plus cette méthode pour la réalisation de mes projets.

Au sommaire de cet article

La méthodologie de projet couramment utilisée

Elisa s’est déjà beaucoup amusée à décrire comment fonctionne la méthodologie de projet la plus utilisé dans les ACEM, mais partons du principe que tu ne connais pas cette méthodologie et que tu voudrais savoir de quoi je parle.

Les étapes de la méthodologie “classique” de projet

Elisa utilise souvent l’exemple d’un projet de voyage pour expliquer les différentes étapes d’un projet et je trouve que cela fonctionne bien. Je vais donc réutiliser cette image pour t’expliquer comment fonctionne la méthodologie.

Cet été je suis parti en voyage à Avignon avec des ami·es pour aller voir des spectacles au festival. Comment s’est déroulé mon projet voyage ?

Image décorative
  • Tout d’abord, j’en ai discuté avec des ami·es pour voir s’iels voulaient venir, puis nous avons convenu d’une date où nous étions toutes et tous disponibles. Enfin, nous avons parlé de budget.
    Toutes ces étapes représentent le début du projet, ce que l’on appelle souvent la définition du projet et intègre la récolte d’informations : quels sont les objectifs ? (partir à Avignon) et quels sont les moyens ? (humains, temps et argent).
  • Pendant les semaines qui ont suivi, nous avons préparé notre voyage. Nous avons cherché un moyen de locomotion, un hébergement, des spectacles à voir en fonction des envies de chacun·e.
    Cette étape représente la préparation du projet, elle se compose de l’organisation et la planification.
  • Puis nous sommes parti·es à Avignon, nous avons pris une voiture d’un ami, nous avons conduit jusqu’à Avignon, un autre ami nous a hébergé, puis nous avons vu une dizaine de spectacles en mangeant des sandwichs.
    Cette étape représente l’exécution du projet ou valorisation. Elle se compose des actions qui ont été décidées et organisées en amont du projet.
  • Enfin, au retour, dans la voiture, nous avons discuté de ce que l’on a vécu, de ce qu’on a aimé, moins aimé, puis on a fait nos comptes. On s’est rendu compte que même si on a trouvé plein de substituts pour éviter de dépenser, nous avons dépensé bien plus que ce que nous avions prévu.
    C’est l’étape finale du projet : le bilan de celui-ci.

Les étapes revues en détail

Pour aller plus loin et mettre en perspective avec les métiers de l’animation, je voudrais décortiquer les différentes étapes expliquées plus tôt.

  • Le début
    Cette partie se constitue des objectifs, des envies, et des moyens trouvés. Cela veut dire qu’il y a un travail de recherche avant de faire des choix. Il n’y a pas forcément d’ordre prédéfini entre les différents éléments. On peut tout à fait chercher quels sont les moyens existants puis à partir de cela chercher les objectifs pertinents, tout comme on peut partir de nos envies pour trouver les moyens et objectifs en lien.
    Nous allons tout de même nous borner à un cadre. Pour un projet pédagogique, ce sera le projet éducatif et pour le projet d’animation / activité, ce sera le projet pédagogique.
  • La préparation
    Cette partie se constitue de l’organisation et de la planification. On part des informations que l’on a trouvé et des choix que l’on a fait au début du projet pour organiser l’exécution du projet et planifier les étapes permettant la réalisation du projet. C’est cette étape qui sera la plus questionnée lors de l’étape d’évaluation.
  • L’exécution ou la valorisation
    Cette partie s’en tient au plan réalisé pendant la préparation du projet. On ne réfléchit plus sur le projet, on agit. Il peut y avoir des temps d’évaluation du projet pendant l’exécution mais ceux-ci ne sont là que pour réajuster l’exécution du projet en fonction du résultat de l’évaluation.
  • Le bilan
    Cette partie se constitue de l’analyse de l’exécution du projet et de son évaluation. Cette étape est tout aussi importante que les autres puisqu’elle permet de clarifier si notre action a été une réussite ou un échec. Cela évite de faire pour faire et de mettre du sens dans le projet. Cela permet aussi de faire évoluer la préparation de prochains projets en fonction des résultats de celui qui a été évalué.
Image qui montre la difficulté d'un projet

Les limites de la méthodologie de projet dite “classique”

Même si au premier abord, cette méthode de projet a l’air de particulièrement bien fonctionner (j’ai moi même été un grand ambassadeur de cette méthode pendant longtemps), elle présente certaines limites. C’est pourquoi j’aimerai prendre le temps de les décrire ici pour que tu puisses comprendre pourquoi j’ai choisi d’aller vers d’autres méthodes de conduite de projet.

Une évaluation à la fin du projet

C’est sûrement le plus gros problème dans cette méthodologie et le reproche qu’on peut lui faire. Si le bilan est la dernière étape du projet, avec son évaluation, cela veut dire que s’il y a un échec, cela ne se dira qu’à la fin. Là, tu pourrais te demander en quoi c’est un problème ?

C’est là que cela devient un peu complexe. Prenons le projet dans son origine. Si l’on veut faire un projet, c’est que l’on veut réaliser quelque chose, que l’on veut atteindre quelque chose. Il faut mettre du sens dans ce projet ou sinon cela devient quelque chose que l’on appelle “projet” mais qui est autre chose. Seulement, si on réalise le bilan à la fin, si on évalue la réussite du projet à la fin, il se peut qu’on ne se questionne pas sur ce que l’on fait durant la préparation et l’exécution du projet, qu’on fasse pour faire.

Et que se passe-t-il lorsque l’on veut refaire ce projet une nouvelle fois ? La partie décision se supprimera puisqu’elle a déjà été décidée dans le projet précédent et seules les parties préparation, exécution et bilan se feront. On se retrouve donc avec plus de parties dans le “faire” et moins dans la “réflexion”, avec ce que cela implique indéniablement : le faire pour faire deviendra de plus en plus la norme et la réflexion sur le projet disparaitra.

Image décorative

Quand on veut, on peut… ou pas

Un autre problème lié à cette méthodologie est qu’il prône le “quand on veut, on peut”. On part d’un ou plusieurs objectifs liés à des moyens et on fait tout pour y arriver. On s’organise, on planifie et on exécute même si on peut se rendre compte durant la planification que l’exécution ne sera pas forcément de bonne qualité, que les objectifs ne seront pas forcément atteints.

Je sais que cette phrase “quand on veut, on peut” est souvent admise de tous et toutes et pourtant, elle est bien loin de nos réalités. Un des enjeux de l’animation est la possibilité de faire des activités de la mort qui tue avec 3 fils de fer, c’est à dire, que l’équipe d’animation (et de direction) puissent réaliser des actions éducatives avec les moyens qu’iels ont. Je dirais même que souvent on modifie nos objectifs (voir on les crée) après avoir fait nos actions parce que ce sont nos actions qui créent le sens. On est donc bien loin du “quand on veut, on peut” proposé dans cette méthodologie et bien plus dans le “quand on peut, on veut”.

L’échec n’existe pas

En réalisant nous-mêmes les projets que l’on décide de faire tout en les évaluant, nous devenons ce que nous ne voulons être, des dictateurs et des dictatrices. Nous pouvons bien nous dire que nous demandons l’avis des enfants sur la réussite ou l’échec du projet, le choix de continuer ou refaire le projet nous revient, les enfants ne sont que nos conseillers.

Et quoi de plus difficile que de dire qu’un projet est un échec lorsque l’on est maître du projet, quoi de plus difficile d’accepter que ce que nous avons fait n’a servi à rien, nous a fait perdre du temps, de l’énergie, voire de l’argent. Nous ne pouvons être neutre sur nos actions et même si je prône l’auto-évaluation, cela ne suffit pas pour avoir un regard plus juste sur la réussite d’un projet.

Je repense à tous les projets que j’ai réalisé, et je me demande combien de fois ai-je dit au moment du bilan que c’était un échec ? Je suis sûr que tu te poses la même question et que nous avons la même réponse : peu de fois (jamais ?). En réalité, nous sommes trop impliqué·es émotionnellement pour pouvoir évaluer correctement nos projets. Nous avons utilisé trop d’énergie pour faire en sorte que nos projets soient une réussite et accepter que cela soit un échec remettrait en cause tout le projet.

En allant plus loin, on peut même dire que l’évaluation aura tendance à critiquer les actions réalisées par des personnes et donc les personnes elles-mêmes. Je voudrais te dire que cela ne devrait pas être le cas, mais ce serait esquiver ce que je peux vivre au quotidien.

Image de personne qui dit "ce n'est pas ma faute, c'est celle des autres"

Une alternative à la méthodologie “classique” : la méthodologie objectifs – risques

Maintenant que je t’ai parlé de la méthodologie de projet dite “classique” et de ses limites, je voudrais te parler de ce que j’ai découvert récemment. Une méthodologie qui va à l’encontre de ce que j’ai déjà fait, puisque l’évaluation du projet se fait non pas à la fin du projet mais au début.

Qu’est-que la méthodologie objectifs – risques ?

Nous voilà enfin dans le vif du sujet. Qu’est-ce cette méthodologie ? Cette fois-ci, je préfère t’expliquer cela dans son ensemble plutôt que d’utiliser un exemple.

L’état des lieux des contraintes

Le projet commence par un état des lieux des contraintes : sur combien de temps maximum le projet doit exister ? Au maximum combien de personnes peuvent être mobilisées sur le projet ? Sur quel matériel et combien de budget peut-on compter au maximum ? Quels sont les objectifs qui me sont imposés ? Quels sont les autres contraintes que je dois suivre ?

Je suis sûr que tu as fait attention au “maximum” dans les questions. Ici, on ne cherche pas à connaître nos moyens mais nos contraintes. On part du principe que l’on peut tout faire et que des contraintes empêchent de faire certaines choses. Ce sont les limites qui nous intéressent.

A cela s’ajoute les compétences et capacités des membres pouvant réaliser le projet. Cela nous donne une image des limites des idées que l’on peut réaliser.

En même temps, on choisit des objectifs à réaliser sans se mettre de contrainte. L’idée, c’est de se dire “dans un monde idéal, je voudrais…” et imaginer ce que tu veux réaliser.

Puis vient la confrontation entre les contraintes et les objectifs. C’est le moment crucial de cette méthodologie. On appelle cela l’évaluation des risques.

L’évaluation des risques

On prend chaque contrainte une par une et on voit si cette contrainte empêche de réaliser cet objectif. Par exemple, on se pose la question : puis-je réaliser cet objectif dans cette temporalité ? On aura deux choix, possible ou impossible. Si cela est possible, on passe à la prochaine contrainte. Si cela est impossible, il y a trois possibilités qui en découlent et doivent être résolues dans cet ordre :

  1. On cherche une manœuvre de contournement (autre moyen) pour atteindre l’objectif (par exemple, pas assez de temps, il faudra un anim en plus pour y arriver, car cela réduit le temps individuel de chaque anim passé sur le projet). Si cela n’est pas possible :
  2. C’est parce que que l’objectif est trop exigent par rapport aux contraintes. On modifie l’objectif pour qu’il s’adapte aux contraintes. Si cela n’est toujours pas possible :
  3. Alors le projet est tout simplement impossible à réaliser dans les conditions actuelles, on ne continue pas le projet.

Suite à cela, on peut mettre en route le projet (ou pas, s’il n’est pas faisable), le planifier, le préparer et l’exécuter. Il y a aussi un bilan, mais à la différence de la méthodologie “classique”, on ne fait pas d’évaluation du projet. A la place, on va chercher à garder une trace du projet et prendre le temps pendant ce bilan de créer cette trace. C’est aussi l’occasion de ritualiser la fin du projet.

Les risques, un terme qui fait peur

Parlons de ce “gros” mot utilisé dans cette méthodologie de projet qu’est le risque. Tu as pu voir que cet état des lieux des risques liés au projet était la pierre angulaire. En effet, cette fois-ci on ne cherche pas à faire le projet parfait mais on essaye plutôt de deviner tous les éléments qui pourraient faire échouer le projet.

Je dis bien deviner parce que l’on imagine ce qui pourrait arriver avant que cela arrive. On peut partir d’une série de questions types, mais au final chaque projet et chaque condition sont différents. Il faudra donc que tu prennes un temps pour rechercher tous les risques possibles.

Je te donne un exemple pour que cela soit plus concret. Mon objectif est de sensibiliser à l’écologie les enfants. En réfléchissant à mes contraintes, je me rends compte qu’aucun·e de mes anims ne s’y connait en écologie. Cela devient donc un risque puisqu’il y a de fortes chances que la sensibilisation soit de mauvaise qualité lors de son exécution.

Utiliser les moyens pour supprimer les risques

Ce qui me fait venir au point suivant : quand un risque existe, on va naturellement tenter de supprimer son impact sur le projet. Cela change totalement notre rapport aux moyens. Le moyen n’est plus là pour arriver à un objectif mais plutôt supprimer un risque. En reprenant notre exemple, plutôt que de continuer notre projet en se disant que l’on verra le problème plus tard, on va tout de suite décider d’une solution :

  1. On peut se dire que l’on va prendre un temps pour former au moins un·e anim à l’écologie ou faire intervenir un·e spécialiste du sujet au sein de l’équipe. Si cela n’est pas possible :
  2. On peut changer l’objectif et le simplifier vers quelque chose que l’équipe pourra plus facilement appréhender : un atelier libre autours du recyclage des déchets, la création d’une bibliothèque avec des livres sur l’environnement. Si cela n’est toujours pas possible :
  3. On peut finir par annuler ce projet parce qu’avec l’équipe actuelle, il ne sera pas possible de sensibiliser à l’écologie.

Cela permet de centrer l’évaluation du projet non pas sur la réussite ou l’échec des personnes actrices du projet, mais bien sur toutes les conditions qui entourent le projet.

Tu as dû remarquer qu’il y avait un ordre dans la résolution du risque, on va effectivement d’abord réfléchir à un moyen. Puis si celui-ci n’est pas possible, on va modifier l’objectif pour le faire rentrer dans un cadre éliminant le risque. Puis si ce n’est toujours pas possible, on annule le projet.

Les différents types de risques

Là, tu dois te demander : “mais si un risque apparaît au cours de l’exécution du projet ?” et c’est une bonne question !

C’est pour cela que je voudrais parler un peu plus des risques. On peut séparer les risques en deux types. D’un côté il y a les risques dont je t’ai déjà parlé : ceux qui peuvent être supprimés en avance ou plus précisément, en préventif, en trouvant des moyens ou en changeant l’objectif. De l’autre, il y a ceux qui peuvent apparaitre en cours de route. Les mesures pour les réduire peuvent être fait en les corrigeant.

Quand on réfléchit en amont du projet, on doit donc trouver les risques que l’on peut supprimer à l’avance et les risques qui apparaitront au cours du projet. Cela permet d’avoir une image globale des risques qui peuvent entraver la réussite du projet.

Je te donne un exemple pour expliciter mon propos. Reprenons mon projet de sensibilisation à l’écologie qui s’est transformé en création d’une bibliothèque avec comme supports des livres sur l’écologie. Un risque possible pourrait être qu’il n’y a pas de place pour créer l’espace de la bibliothèque. Je peux très bien réfléchir à une solution pour résoudre le risque en préventif : délimiter un espace avec l’équipe pour s’assurer que la bibliothèque ait un espace. Un autre risque possible serait qu’aucun enfant n’aille dans la bibliothèque. Je ne peux pas trouver de solutions en amont pour être sûr de faire disparaître ce risque avant le début du projet. Mais je peux imaginer quoi mettre en place si cela arrive : un temps pendant le goûter où les anims parlent de la nouvelle bibliothèque par exemple.

Tu le comprendras, la réflexion autour des risques et de leurs résolutions est un moment qui doit prendre du temps pour évaluer le plus possible si le projet peut se réaliser et dans quelles conditions.

Évaluer le niveau d’importance des risques

On peut aussi évaluer le niveau d’importance qu’a le risque et au vu de cette importance, décider ou non de traiter le risque. Par exemple, pour le cas des enfants qui ne vont pas à la bibliothèque, je pourrais me dire que ce risque n’a que peu d’importance pour devoir chercher une résolution ou modifier le projet. Pour m’aider à choisir le niveau d’importance, je vais m’aider de deux critères : la gravité et la probabilité.

On regarde si le risque peut être grave ou non et s’il a peu ou beaucoup de chance de se produire. On combine les deux et cela nous indique le niveau d’importance.

Continuons avec notre exemple. Quelle est la gravité que des enfants n’utilisent pas la bibliothèque ? Plutôt grave. Et sa probabilité ? Plutôt importante, donc c’est un risque important. Il faudra donc que je trouve comment résoudre ce risque.

Au final, tu vois bien l’importance de l’évaluation des risques en début de projet. Cela permet de se projeter et d’avoir une vision beaucoup plus globale du projet. Cela permet aussi de dire à l’avance si le projet sera un succès ou non.

Et après ?

La planification

Après avoir trouvé un maximum de risques et leur moyens de contournement, on planifie tout cela. C’est la phase où l’on imagine comment va se dérouler le projet dans le temps et quand est-ce qu’on utilise nos moyens pour supprimer une contrainte. Par exemple, si j’ai besoin d’un·e expert·e en écologie pour former l’équipe, je ne vais pas avoir besoin de lui pendant toute la durée du projet. Je vais donc planifier lorqu’iel doit intervenir en fonction du moment où cela est nécessaire. La planification commence alors à avoir une place très importante dans la préparation du projet à l’inverse de l’organisation.

L’Organisation

Après la planification, on passer à l’organisation. On commence à aller dans l’opérationnel (je dis cela en référence aux fois où tu as entendu qu’il fallait que tu écrives des objectifs opérationnels), c’est à dire dans l’action. On prépare tous les éléments qui permettront de faire réussir le projet. On réserve les salles nécessaires les jours planifiés, on réalise les flyers pour communiquer si besoin…

L’exécution

Puis lorsque cela est fini, on passe à l’exécution du projet ou valorisation. Il va forcément avoir des surprises pendant l’exécution du projet. On ne peut effectivement pas tout prévoir avant. Si cela arrive, on va tout simplement adapter le projet, le réajuster, tout comme on le faisait avec la première méthode. Il faudra donc penser à des réunions récurrentes pour savoir où est-ce que l’on en est dans le projet. On note aussi lorsque des risques apparaissent et comment on a cherché à les résoudre.

Le bilan

Enfin on passe au bilan et je suis sûr que tu t’es demandé·e pourquoi il n’y avait pas d’évaluation en fin de projet. C’est simple, c’est parce qu’il n’y en a pas besoin. Si le processus a bien été respecté, le projet a forcément été réussi à la fin.

Toutefois, il ne faut pas négliger que ce projet pourra se refaire ultérieurement. C’est pour cela que l’on garde une trace de ce qui s’est fait : l’analyse des risques, la planification, les réajustements, les risques apparus pendant le projet, tout cela s’archive pour le jour où l’on refait ce projet. Lorsque cela arrivera, on reprendra le bilan et cela nous aidera à améliorer les prises de décision et l’évaluation du projet au début.

Et voilà, tu sais tout de cette méthodologie !

Un exemple

Reprenons l’exemple du tout début où je suis parti en voyage avec des amis à Avignon.

Avec cette méthodologie, cela se serait passé comme cela :

  • Tout d’abord, je fais un état des lieux de mes contraintes : je suis disponible début juillet, j’ai un budget max de 400€, je ne connais personne sur Avignon, je n’ai jamais fait le festival…
  • En parallèle, j’établis mes objectifs : vouloir faire le festival d’Avignon en regardant au moins un spectacle du “in” et plusieurs du “off” (euh, oui, pour celles et ceux qui ne connaitraient pas le festival d’Avignon, il y a deux festivals en parallèle : le “in” (des spectacles qui coûtent plutôt cher) et le “off” (des spectacles moins chers)).
  • Puis je confronte mes objectifs aux contraintes et j’établis mes risques : un spectacle du Festival “in” coûte environ 50€, il faudra prévoir ces 50€ dans mon budget. J’habite Paris et le festival est à Avignon, il faudra prévoir une voiture. Je n’ai pas de voiture, je peux donc : trouver une voiture ou prévoir un trajet en train, bus etc. Si impossible, je vais changer mon objectif : partir ailleurs qu’à Avignon. Je continue ainsi avec toutes mes contraintes.
  • Puis je planifie mon projet : je pars le dimanche 13 juillet en train, le train de 14h10 plutôt que 16h10 parce qu’il coûte 50€ de moins. J’irai au spectacle du “in” le 14 juillet. Etc.
  • Enfin j’organise : j’achète les billets de train, je réserve une chambre d’hôtel, j’achète les billets de spectacle déjà disponibles etc.
  • Et puis j’exécute : je fais mon voyage.
  • Enfin, je fais un bilan : je garde une trace de ma planification, de mon étude de risques et de beaux souvenirs.
Image d'une personne qui essaye la nouvelle méthodologie

Repenser le projet en fonction de nos réalités

Nous voilà arrivé à la fin de notre périple. Je vais t’avouer un truc, je n’ai pas encore mis en place dans la réalité cette méthodologie. Mais je vais très vite m’y mettre.

D’ailleurs, je pense déjà l’utiliser sans le vouloir. Par exemple, je me disais cet été que je n’irai pas à New-York parce que je n’ai pas les sous pour cela. J’ai inconsciemment évalué les risques et ajusté mes objectifs en fonction.

C’est pour cela que je me dis que cette méthodologie est beaucoup plus en phase avec ce que nous vivons au jour le jour en ACEM. J’ai tellement vu de fois des projets qui n’existaient que pour exister, dont la qualité d’exécution était médiocre… mais dont tout le monde se disait content·e lors du bilan.

J’ai envie que cela cesse, que l’on remette du sens dans nos projets, que l’on arrête de faire juste des projets pour obtenir des subventions. Pour cela, je pense que notre vision du projet doit changer. Je ne veux pas critiquer celles et ceux dont j’ai vu ces projets de maigre qualité. Iels n’y sont pour rien, et cela se confirme parce que je l’ai souvent revu avec d’autres équipes. Je pourrais même me dire que cela vient de moi, et pourtant, je l’entends souvent d’autre.

Alors si cette méthodologie “classique” ne te convient pas et que toi aussi tu as l’impression que tes projets sont vide de sens, pourquoi ne pas essayer de faire autrement ?

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