Quand je commence à parler de réunions, j’ai souvent le même type de retours : du côté des animé·es, on trouve ça chiant, souvent peu compréhensible et peu utile. Et du côté de ceux et celles qui animent, on se plaint que personne ne participe et que ça finisse par devenir déprimant voire anxiogène.
Quel paradoxe, non ?
Très rapidement dans mon parcours, je me suis penchée sur la question de la réunion, pour plusieurs raisons :
- Je dirige des colos, du coup j’ai cette problématique de réussir à faire des réunions à la fois efficaces et qui permettent d’avoir du temps pour des moments conviviaux
- J’adore faire des projets collectifs, et en conséquence j’ai animé et j’ai vécu plein de réunions
Dans cet article, je vais essayer de parler des réunions de manière générale, en prenant le parti de tout le monde : à la fois celui des personnes qui assistent à la réunion (je les appellerai « les animé·es ») mais aussi celui de la personne qui anime (« les animant·es »).
Il a pour vocation de rassembler tous les « trucs et astuces » que j’ai pu réunir et tester au fur et à mesure des années, qui peuvent être utiles qu’on soit du côté animé·es ou des animant·es.
Au sommaire de cet article
- Et si on faisait le point sur ce qu’on a déjà vécu ?
- Le rôle de chaque personne
- Savoir ce que je fais là et où je vais
- Réunion ritualisées et réunions construites
- Avant tout, prenez votre pied !
Et si on faisait le point sur ce qu’on a déjà vécu ?
Du côté des animant·es, le premier conseil que je peux vous donner, c’est de vous rappeler de toutes les réunions que vous avez vécu. Faites en une évaluation rapide : quelles réunions ont été satisfaisantes ? Qu’est-ce qui était chouette ? Pourquoi ?
Mais aussi (et surtout) : quelles réunions ont été chiantes ? Qu’est-ce qui a fait que c’était ennuyeux ? Pourquoi ? Qu’est-ce qu’il aurait pu se passer à la place ? Laissez place à votre imagination pour répondre à cette question !
Ce travail, vous n’aurez pas à le faire systématiquement. C’est prendre le temps, au moins une fois, de vous poser ces questions. Cela vous donnera des axes d’idées pour aller dans telle ou telle direction (et, a minima, essayer d’éviter ce qui vous a pesé dans les réunions que vous avez vécu).
Du côté des animé·es, si vous avez vécu une chouette réunion, n’hésitez pas à faire remonter à la personne qui anime ce que vous avez apprécié. Déjà ça fait plaisir, ensuite ça peut donner à cette personne la confirmation qu’elle va dans le bon sens. Et ça la motivera à continuer !
Et si vous avez vécu une réunion toute pourrie… ben j’ai vraiment envie de vous inviter à en faire le retour aussi. Attention à la forme, je ne peux que vous inviter à aller voir du côté des techniques de CNV pour ne pas froisser l’animant·es (un boulot pas facile au passage). Et vous pouvez lui partager l’URL ou le pdf de cet article pour lui donner des idées !
Le rôle de chaque personne
Ça veut dire quoi, être animant·es ?
Je ne vais pas vous faire une grande théorie ni un grand débat sur s’il est mieux de dire « animer », « conduire » ou « diriger » une réunion, parce que ce n’est pas l’objet. Personnellement, j’ai toujours préféré « animer », parce que ça veut dire « donner vie » et sûrement parce que je suis dans la branche, alors ce vocabulaire me parle.
Je ne sais pas si vous avez déjà animé une réunion ? Pour ceux et celles qui ne l’auraient jamais fait, eh bien on ne dirait peut-être pas comme ça, mais en fait ce n’est pas si facile.
Quand je participe à une réunions du côté des animé·es, je peux venir avec mon humeur du moment et si je n’ai pas envie de participer, je peux me le permettre. Venir les mains dans les poches et râler (intérieurement).
Quand j’anime une réunion, j’ai une certaine forme de pression, plus ou moins importante. Sur mes épaule repose la réussite (ou le ratage) de la réunion, avec plein d’enjeu : faire participer les animé·es, réussir à avancer, donner la parole à chaque personne, faire un compte rendu etc. Et, bien sûr, plus on est nombreux, plus c’est lourd de porter tout ça.
Est-ce que toutes les personnes autour de la table ont vraiment conscience de ça ? En tous cas, je me suis assez vite rendue compte que je ne pouvais pas tout porter toute seule, parce qu’à force d’essayer de tout faire, je ne faisais rien de bien. Et du coup j’ai testé la formule ci-dessous, et franchement, elle fonctionne plutôt bien !
Partager les missions
Vous connaissez sûrement le Loup Garou, le jeu de rôle ? Un village, des loups qui tentent de manger les villageois·es, certain·es ont des pouvoirs et d’autres non. Eh bien, justement, quand je suis villageoise, moi je tire la gueule parce que je ne pourrais pas avoir un vrai rôle actif.
Et vous savez quoi ? En réunion, c’est pareil. Comme je le disais avant (en grossissant le trait, c’est sûr) : quand je suis animé·es, je peux venir les mains dans les poches et dormir sur ma chaise. Je n’ai pas de rôle actif direct.
Une des clés que j’ai trouvé à ça, c’est de réfléchir aux rôles que j’avais en tant qu’animante et à les donner à d’autres que moi. Ce que j’aime, c’est que cela me permet de rester dans le rôle purement d’animation justement. Voire carrément de le confier à un·e anim ou un·e adjointe et en prendre un autre de temps en temps (et ça, c’est reposant). Et même si chaque personne ne peut pas avoir une mission spécifique, ça donne tout de même des rôles plus actifs à d’autres que vous.
Au fur et à mesure des années (et des discussions avec les stagiaires BAFD dans des temps de formation), voilà ce que j’ai pu identifier comme rôles possibles :
- J’anime la réunion
- Je synthétise les échanges (cette personne prend des notes sur ce qui se dit, afin de pouvoir régulièrement faire le point sur ce qui a été échangé → note qui ne serviront pas particulièrement après la réunion)
- Je suis garant·e du compte-rendu ou du relevé de décisions (secrétaire de séance)
- Je distribue la parole
- Je suis garant·e du sujet (cette personne recentre les échanges sur le sujet en cours si jamais on s’en éloigne.)
- Je suis garant·e du temps
Cette liste n’est pas exhaustive, loin de là. A vous de jouer pour trouver les rôles adaptés à votre contexte !
Comment mettre ça en place ?
Je ne vous mentirai pas, la première fois où les personnes se retrouvent avec un·e animant·e qui leur propose de faire ça, les personnes en face sont souvent plutôt… dubitatives. Et je ne vous cacherai pas que cela prend quelques réunions (3 ou 4 en général) pour que ça prenne et surtout que les animé·es (qui deviennent un peu animant·es du coup) s’habituent.
Ce que je fais pour que ce soit plus facile :
- J’imprime une feuille qui récapitule les missions spécifiques et leur détail → si ça vous intéresse, vous pouvez la recevoir en pdf en vous inscrivant en fin d’article, je vous la partage avec plaisir. Chaque personne la reçoit, au moins celles qui ont une mission spécifique.
- Je fais des chevalets (une feuille de papier pliée, hein, rien de plus) avec le nom de la mission écrit dessus. Ça permet à chaque personne de se souvenir quel est son rôle et celui des autres. Je les conserve et ils sont réutilisés à chaque réunion.
Dans les premières réunions, mon rôle sera de m’assurer que les différentes missions sont remplies par ceux et celles à qui elles sont confiées. Un exemple : je ne donne pas la parole si une autre personne a ce rôle. Mais je rappelle que c’est à X de la donner, si quelqu’un·e me la demande.
Cette technique peut sembler très étrange, et si elle n’est pas très efficiente dans les réunions en petits collectifs, dès qu’on est à huit ou plus elle fait ses preuves !
Pour la distribution des rôles, surtout au début, je vous invite à le faire sur la base du volontariat. Et s’il n’y a pas de motivé·es, de distribuer les missions en fonction de ce que vous connaissez des personnes autour de la table. Une personne mobilise souvent la parole ? Donnez-lui la mission de la distribuer !
Savoir ce que je fais là et où je vais
La réunionite aiguë, vous connaissez ? Plus on monte en responsabilité, plus notre emploi du temps semble remplie de réunions… Et quand on est animé·e, on se demande parfois à quoi cela sert et ce qu’on y fait.
Quand vous préparez l’animation d’une réunion, soyez en capacité de répondre à cette question : à quoi va-t-elle servir ? Quel est son ou ses objectif(s) ?
Je ne vais pas vous faire un cours sur les différents types de réunion et ça peut paraître bête, mais savoir à quoi va servir la réunion c’est vraiment la base.
Pourquoi ?
1. Ça me permet de savoir qui doit être présent·es à cette réunion (j’y invite les concerné·es et j’évite de faire perdre du temps à d’autres)
2. Ça me permet de définir les enjeux qui sont liés à cet objectif (si je dois passer des informations, ce n’est pas la même chose que si on doit prendre une décision collective)
3. Ce qui me permet aussi de réfléchir à quelles méthodes et outils je vais utiliser pour atteindre cet objectif
Ces objectifs, je les partage absolument avec les animé·es, pour qu’à leur tour iels aient conscience de ce qui se joue et surtout de là où on les emmène.
Ce que je préfère ? Je suis une visuelle : je ne fais pas une réunion sans que l’ordre du jour soit noté et visible (si pas de tableau ou de possibilité d’accrocher au mur, au pire sur une feuille A3 posée au centre de la table). Comme ça, on sait collectivement comment on avance, ce qu’il reste à voir etc.
Pour les réunions longues (genre préparation de centre), je pousse même jusqu’à voir quel est l’objectif principal de chaque moment. Vous savez que j’aime les objectifs, si vous avez déjà lu cet article que j’ai écrit.
Réunion ritualisées et réunions construites
Hors réunions d’informations pures (par exemple présentation du projet du centre d’été aux parents), j’anime essentiellement deux types de réunions. D’un côté, il y a les « réunions régulières » : la réunion quotidienne en colo par exemple, mais aussi les réunions de suivi d’un projet X ou Y (genre les réunions que je fais avec Hugo sur ce projet héhé). De l’autre, il y a ce que j’appelle les « réunions spécifiques ». Pour ces dernières entendez celles qui sont (très) longue, type une ou deux journées de préparation d’un ACEM ou une réunion d’équipe sur une journée.
Je les distingue car je les gère très différemment (car elles n’ont pas les mêmes objectifs héhé) mais j’ai testé, depuis des années, différentes formules qui ont prouvées leur efficacité.
Je ritualise les réunions régulières
Ces réunions ont toutes un enjeu identique : être le plus efficace possible dans le moins de temps possible. Elles ont ces objectifs partagés de vouloir faire le point sur la situation et d’avancer pour la suite. D’ailleurs, sauf exception, elles ont toujours les mêmes objectifs.
Mon expérience en colo
J’ai commencé à me pencher dessus quand je suis devenue directrice d’ACEM. Justement parce que, en temps qu’anim’, j’avais plutôt mal vécu les réunions de fin de journée : interminables, chiantes, ça partait dans tous les sens et on finissait à 3h du mat’.
Passée directrice, je me suis dit que je ne voulais pas répéter ça. Et j’en suis arrivée à cette formule qui fonctionne plutôt bien :
1. J’ai réfléchi très précisément à ce que je voulais mettre dans ces réunions et j’ai définis des objectifs. Ils sont les mêmes à chacune de ces réunions, ils sont connus de l’équipe (pour ma part : faire un bilan de journée, faire le point sur le programme à venir, parler des situations difficiles vécues dans la journée).
2. En plus de ça, je voulais manger le moins possible sur le sommeil des anim’. Du coup efficacité absolue au programme. Pour ça, j’ai pondu un outil pour faciliter le bilan de journée, et surtout on ne doit pas dévier de notre route. La mission « garante du sujet » a un rôle hyper important ici.
3. Pour être efficace, il faut être concentré·e ! Quitte à passer pour la méchante, pas de moment convivial en même temps de la réunion (non, on ne mange pas pendant mes réunions en colo). Impossible de parler d’activité si le saucisson me passe sous le nez, désolée. Du coup, le temps convivial c’est après la réunion. Ça motive à être efficace + si une personne a besoin de dormir, elle a les infos et peut aller se coucher en sautant la case saucisson justement.
Ce que j’en retire
Vous vous en doutez, ce n’est pas une formule magique. Elle convient à ma manière de fonctionner, d’animer et à mes convictions. Ce que je voulais vous amener comme idée avec ça, c’est le fait que les réunions qui reviennent à intervalles réguliers peuvent être ritualisées pour gagner en efficacité… et aussi parce que c’est rassurant pour une équipe de savoir comment ça va se passer, quand ça revient régulièrement. Enfin, ça évite aux animant·es de réinventer l’eau chaude à chaque fois, surtout quand on n’a pas le temps.
Je le fais aussi dans le suivi de projet. Dans une de mes expériences vécues, la porteuse de projet avait même imaginé une pochette de suivi de réunion : c’était une pochette à dessin avec les différentes étapes de la réunion inscrite sur les rabats, qu’on sortait et qu’on réutilisait à chaque fois. Les documents indispensables étaient dedans et on avait le déroulé type sous les yeux sans avoir besoin de le réimprimer.
Comme toujours, les objectifs et les outils qui en découlent sont à évaluer de temps en temps, pour vérifier leur pertinence et les recalibrer.
Je construis les réunions spécifiques
Quand les réunions régulières sont ritualisées, ça peut laisser plus de temps de réflexion pour construire ses réunions spécifiques. Quand vous avez une réunion sur une journée, un des enjeux va moins être l’efficacité que de ne pas perdre l’attention des animé·es.
Dans ce genre de réunion, il me semble vraiment primordial de cerner l’objectif de chaque moment, afin de pouvoir en tirer une méthode adaptée.
Un exemple concret
Si j’essaye d’illustrer ça par un exemple concret, je prendrai une réunion de préparation d’un ACEM d’été, sur une journée. Mes objectifs sont les suivants :
- permettre aux anims de se rencontrer car certaines personnes ne se connaissent pas
- créer du lien au sein de l’équipe
- élaborer le projet pédagogique (notamment le projet de fonctionnement)
Pour permettre aux personnes de se rencontrer et de créer du lien, je vais privilégier des moments de jeux collectifs. Ils vont en outre me permettre d’alterner avec des temps plus formels de discussion et décision autour du projet pédagogique. Ce dernier va me permettre de balayer tout le fonctionnement du centre et notre organisation.
En amont de la réunion, j’ai pris le temps d’identifier les priorités dans les différents points du projet pédagogique pour savoir de quoi on discute en premier. Tout cela est noté sur une feuille visible de tout le monde, qui le sera toute la journée.
Les temps de discussion et décision durent 1h30 maximum (plus long, les gens décrochent). Entre chacun de ces moments, on joue ou on fait une petite activité, d’abord pour se présenter puis « juste » pour créer du lien. Ce n’est pas forcément long, 10 ou 15 min, mais ça permet de se recentrer pour la suite. Et ça n’exclue pas de faire une vrai pause le matin et l’après-midi !
Pourquoi je fais comme ça ?
Prendre le temps de bien réfléchir la construction de ce type de réunions, qui ont souvent plusieurs objectifs, ça permet de s’assurer de ne pas en rater, de s’obliger à les prioriser et à réfléchir une méthode adaptée pour arriver à l’objectif fixé.
Surtout si je me demande « comment faire pour atteindre mon objectif sans que les animé·es s’ennuient ». Personnellement, je privilégie les méthodes actives, où les animé·es sont appelé·es à donner leur avis par différentes méthodes. Par exemple pour décider du thème, chaque personne note toutes ses idées sur des post-it (une idée par post-it), on les affiche, on les lit et ensuite on décide ensemble du thème de chaque semaine.
Si j’ai une grosse équipe en face de moi (plus de dix personnes), j’essaye au maximum de limiter le temps en collectif entier, pour plutôt faire des petits groupes de travail et de réflexion.
Si votre temps est très limité (une demi journée de préparation par exemple), c’est une technique pour travailler efficacement. Un groupe de travail (deux ou trois personnes) = un élément du projet pédagogique à traiter. Chaque anims choisit sur quel élément iels veulent avancer. Une petite phase de négociation au départ pour gagner du temps après. Et oui, je conçois que toute l’équipe ne participera pas à tous les sujets, mais ce sera plus efficace que si on est vingt autour de la table et qu’on arrive à traiter deux éléments seulement.
Avant tout, prenez votre pied !
Pour finir sur une note un peu motivante, je vous dirai que j’adore faire des réunions (en tous cas quand c’est moi qui les anime héhéhé). Je vous dirai aussi qu’aujourd’hui, la plupart des réunions sont satisfaisante : j’ai l’impression qu’on a avancé, qu’on a été efficace. J’ai la sensation de respecter le rythme des personnes, de réussir à ne pas perdre leur attention.
J’ai essayé de revenir à l’essentiel, de me définir un objectif précis pour chaque moment de la réunion, d’être originale dans mes méthodes d’animation.
Je suis de moins en moins fan des compte-rendus (long et chiant à faire, qui les lit franchement?) et aujourd’hui je préfère faire des relevés de décisions. Comme son nom l’indique, on ne reporte dessus que les décisions prises (et pas toutes l’élaboration de la décision comme dans un compte-rendu). On va à l’essentiel.
Je suis en train de réaliser que je deviens une adepte des réunions minimalistes ! Ce sont des réunions « design » : look épuré, rien que le nécessaire, sans fioritures ni décorations. Bon j’arrête là avec mes comparaisons qui ne font rire que moi.
J’espère vous avoir donné quelques pistes à creuser, n’hésitez pas à me dire en commentaire si vous avez aussi de bonnes idées. Et si vous souhaitez recevoir les missions détaillées et cet article en pdf, il suffit de vous inscrire sur le formulaire ci-dessous.
Sources des images : unDraw
Source des gifs : Giphy
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